Guide til møder, kurser og konferencer
Det rigtige lokale gør halvdelen af mødet
Et godt møde starter, før nogen siger noget. Er lokalet for lille, for mørkt eller stillet forkert op, kæmper selv det bedste program i modvind. Her får du hjælp til at vælge størrelse og opstilling og til at huske alt det praktiske.
Fire beslutninger, før du booker
Formålet
Skal deltagerne lytte, arbejde i grupper eller diskutere? Formålet bestemmer opstillingen.
Antallet
Regn med det forventede antal deltagere plus oplægsholdere og arrangører.
Opstillingen
Den afgør, hvor mange kvadratmeter I skal bruge. Et U-bord kræver langt mere plads end stolerækker.
Det praktiske
Teknik, forplejning, adgang og pauser. Brug tjeklisten, så intet bliver glemt.
Spørg lokalet om tallene
Et konferencested kender sine egne lokaler bedst. Spørg altid, hvor mange personer lokalet er indrettet til i den opstilling, du ønsker, og hvad det godkendte maksimale antal personer er. Det maksimale antal er fastsat af hensyn til flugtveje og brandsikkerhed og må ikke overskrides.
Lys, luft og lyd
Dagslys holder deltagerne friske, men lokalet skal også kunne mørklægges, hvis der vises noget på en skærm. God ventilation betyder mere, end man tror; et lokale med for mange mennesker bliver hurtigt varmt og tungt.
Hårde vægge og store vinduer giver ekko. Til samtaler i grupper er et lokale med tæpper, gardiner eller lydabsorberende plader et bedre valg.